انواع دفتر حسابداری مجموعه‌ای از دفاتر قانونی و رسمی است که طبق قانون تجارت، صاحبان مشاغل و اشخاص حقیقی یا حقوقی مکلف به داشتن آن‌ها هستند. این دفاتر به‌منظور ثبت رویدادهای مالی و به‌طورکلی تمامی تراکنش‌های مالی یک شخص یا یک بنگاه اقتصادی به کار می‌راند و در واقع، سندی برای اثبات صحت فعالیت‌های مالی محسوب می‌شوند.
هر یک از این دفاتر حسابداری کاربردها مزیت‌های خاص خود را دارد؛ به همین دلیل بهترین دفتر حسابداری برای یک کسب‌وکار به عوامل مختلفی مثل نوع فعالیت، حجم معاملات، تعداد پرسنل، نیازهای خاص و بودجه آن بستگی دارد. در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا شما را با انواع دفتر حسابداری ، مزیت‌ها و کاربردهای هر یک بیشتر آشنا کنیم.
انواع دفتر حسابداری
به‌طورکلی دفاتر حسابداری به دودسته کلی رسمی (قانونی) و دفاتر غیررسمی (کمکی) تقسیم می‌شوند.
انواع دفاتر رسمی حسابداری
استفاده از این دفاتر طبق قانون تجارت برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که فعالیت‌های تجاری انجام می‌‌دهند، الزامی‌ست. مهم‌ترین انواع دفاتر قانونی عبارت‌اند از:
- دفتر روزنامه: در این دفتر، تمامی رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می‌شوند. هر رویداد مالی باید در یک سطر جداگانه با ذکر تاریخ، شرح مختصری از رویداد، نام حساب‌های بدهکار، بستانکار و مبلغ تراکنش ثبت شود.
- دفترکل: در این دفتر، خلاصه‌ای از اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به تفکیک هر حساب، ثبت می‌شود. در این دفتر، برای هر حساب در دفترکل، یک صفحه یا ستون در نظر گرفته می‌شود و جمع تراکنش‌های بدهکار و بستانکار آن حساب در این صفحه یا ستون ثبت می‌شود.
- دفتر معین: هر کدوم از حساب‌ها در دفتر کل، می‌توانند به تفصیل در یک دفتر معین جداگانه نگهداری شوند؛ برای مثال، حساب «حساب‌های دریافتنی» در دفتر کل می‌توانند به تفکیک هر مشتری در دفاتر معین جداگانه نگهداری شود.
- دفتر دارایی: در این دفتر، اطلاعات مربوط به دارایی‌های ثابت یک بنگاه اقتصادی مثل زمین، ساختمان، ماشین‌آلات و تجهیزات ثبت می‌شوند. برای هر دارایی ثابت باید در دفتر دارایی یک کاربرگ جداگانه با ذکر مشخصات کامل آن دارایی، تاریخ خرید، قیمت خرید، استهلاک انباشته و ارزش فعلی دارایی ایجاد شود.
- دفتر حقوق صاحبان سهام: در این دفتر، اطلاعات مربوط به سرمایه گذاری‌ها و سود سهام صاحبان یک شرکت ثبت می‌شود. در دفتر حقوق صاحبان سهام، باید برای هر سهامدار یک حساب جداگانه ایجاد و میزان سرمایه گذاری، سود سهام دریافتی و سایر اطلاعات مربوط به او در این حساب ثبت شود.
دفاتر غیررسمی یا کمکی
این دفاتر الزام قانونی ندارند و صاحبان مشاغل می‌توانند بنا به نیاز خود از آن‌ها استفاده کنند. از جمله مهم‌ترین انواع دفاتر غیرقانونی می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- دفتر گردش چک: در این دفتر، اطلاعات مربوط به چک‌های صادره و دریافتی ثبت می‌شود.
- دفتر خرید: اطلاعات مربوط به فاکتورهای خرید در آن، ثبت می‌شود.
- دفتر فراش: در این دفتر، اطلاعات مربوط به فاکتورهای فراش ثبت می‌شود.
- دفتر انبار: اطلاعات مربوط به وراد و خراج کالا از انبار در آن ثبت می‌شود.
دفاتر حسابداری باید مطابق با اصول و ضوابط خاصی نگهداری شوند و در مورد صحت و درستی اطلاعات ثبت شده در آن‌ها باید توسط یک حسابدار رسمی تأییدیه صادر شود.
کلیک کنید:انواع سند حسابداری را بشناسید
بهترین دفتر حسابداری برای کسب‌وکارها
بهترین دفتر حسابداری برای یک کسب و کار به عوامل مختلفی مثل نوع فعالیت، حجم معاملات، تعداد پرسنل، نیازهای خاص و بودجه آن کسب و کار بستگی دارد. به طور کلی می‌توانیم موارد زیر را به عنوان بهترین دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای مختلف معرفی کنیم:
دفتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک
دفتر روزنامه و دفترکل به‌راحتی می‌تواند نیازهای این سری از کسب‌وکارها را رفع کند. دفتر روزنامه، برای ثبت رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ کافی است و می‌تواند نیازهای اولیه حسابداری یک کسب‌وکار کوچک را برآورده کند. دفتر حسابداری کل هم برای ارائه خلاصه‌ای از اطلاعات مربوط به هر حساب و تهیه گزارش‌های مالی ساده مناسب است.
دفتر حسابداری برای کسب و کارهای متوسط
ثبت رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه همچنان مهم است. استفاده از دفترکل در کسب‌وکارهای متوسط به شما کمک می‌کند تا بتوانید اطلاعات حساب‌ها را به طور دقیق‌تر و منظم‌تر مدیریت کنید. استفاده از دفتر معین برای حساب‌هایی که تراکنش‌های زیادی دارند می‌تواند مفید باشد و به شما کمک می‌کند تا بتوانید جزئیات مربوط به هر حساب را به طور دقیق پیگیری کنید.
دفتر حسابداری برای کسب و کارهای بزرگ
برای این سری از کسب‌وکارها استفاده از سیستم‌های حسابداری کامپیوتری بهترین دفتر حسابداری است. این سیستم‌ها می‌توانند به طور خودکار بسیاری از عملیات حسابداری را انجام بدهند، گزارش‌های مالی پیچیده را تهیه کنند و به شما کمک کنند تا بتوانید به طور مؤثرتری امور مالی کسب‌وکارتان را مدیریت کنید.
علاوه بر موارد ذکر شده، در انتخاب بهترین دفتر حسابداری برای کسب و کار باید به موارد زیر هم توجه کنید:
- قابلیت استفاده: دفتر حسابداری باید به گونه‌ای باشد که بتوانید به راحتی از آن استفاده کنید و نیازی به دانش تخصصی حسابداری برای کار با دفتر نداشته باشید.
- گزارش‌دهی: دفتر حسابداری باید بتواند گزارش‌های مالی مختلفی را که برای مدیریت کسب و کار به آن‌ها نیاز دارید، تهیه کند.
- قیمت: قیمت دفتر حسابداری باید متناسب با بودجه شما باشد.
- پشتیبانی: شرکت ارائه‌دهنده دفتر حسابداری باید خدمات پشتیبانی مناسبی را به شما ارائه کند تا در صورت بروز مشکل بتوانید از راهنمایی و کمک آن‌ها استفاده کنید.
سخن پایانی:
در نهایت، توصیه می‌شود قبل از انتخاب نهایی دفتر حسابداری برای کسب و کارتون، با یک متخصص حسابداری مشورت کنید و نظر آن را در مورد بهترین گزینه برای شما جویا شوید.
