ثبت انواع حساب و کتاب‌های مالی برای هر بنگاه اقتصادی بزرگ یا کوچک و هر کسب‌وکار و سازمانی ضروری است. این کار دسترسی به رخدادهای مالی هر موسسه، شرکت یا سازمان را راحت‌تر می‌کند و نظارت موثرتری بر فرایندهای مالی و سنجش سود و زیان و اعتبار شرکت را برای صاحبان و مدیران آن فراهم می‌کند. به همین منظور لازم است که اسناد حسابداری ثبت شوند. یک سند حسابداری شامل همه اطلاعات مهم معاملات مالی است. در این مقاله قصد داریم شما را با سند حسابداری و انواع مختلف اسناد حسابداری آشنا کنیم، پس تا انتها با ما همراه باشید.
سند حسابداری چیست؟
با انجام هر معامله سندی نوشته می‌شود که حاوی اطلاعات و جزئیات آن است. اطلاعات مهمی از قبیل نام تراکنش، تاریخ انجام معامله، مبالغ دریافتی و پرداختی یا به عبارتی بستانکار و بدهکار در آن ثبت می‌شود. این اسناد نقش مهمی در تهیه صورت‌های مالی مثل ترازنامه و صورت سود و زیان شرکت‌ها دارند و باید دارایی‌ها، بدهی‌ها، سوابق معاملات پولی، دفاتر، مجلات و غیره را شامل شوند.
بیشتر بخوانید:10 نکته کلیدی درباره سند حسابداری
انواع مختلف اسناد حسابداری کدام است؟
اسناد حسابداری انواعی دارند که در اینجا به آنها اشاره می‌کنیم:
سند حسابداری دستی
همانطور که از اسم آن مشخص است، در تهیه سند حسابداری دستی شما از سیستم کامپیوتری یا نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت معاملات خود استفاده نمی‌کنید. در این روش دفاتر حسابداری به‌صورت دستی و با استفاده از دفاتر و صفحات کاغذی نوشته می‌شوند.
سند حسابداری کامپیوتری
با گسترده‌تر شدن تراکنش‌های مالی و پیچیده‌تر شدن روند ثبت فعالیت‌های تجاری یک شرکت، ثبت اسناد حسابداری با استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری و سیستم‌های هوشمند به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا دسترسی بهتری به آنها داشته باشند. این مسئله باعث می‌شود تا حتی‌الامکان از بروز اشتباه جلوگیری شود و حجم فراوانی از دفاتر و صفحات کاغذی باعث سردرگمی حسابداران و مدیران شرکت نشود.
سند حسابداری ساده
بسته به اینکه چه مواردی در یک سند حسابداری آمده باشد، این سند می‌تواند ساده یا مرکب باشد. در یک سند حسابداری ساده تنها یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار ثبت می‌شود. این سند اغلب برای تراکنش‌های ساده و جزئی مثل خرید و فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سند حسابداری مرکب
در اسناد حسابداری مرکب، بیش از یک حساب بدهکار یا بستانکار وجود دارد. به عبارتی، سند مرکب شامل بیش از دو حساب است و تراکنش مربوطه بر سه مورد در حسابداری یا بیشتر اثرگذار است.
اسناد حسابداری موقت و دائم
اهمیت ثبت اسناد در حسابداری به قدری زیاد است که اگر به خوبی انجام نشود می‌تواند آسیب‌های جدی به کسب‌وکار وارد کند. تنظیم دقیق گزارش‌های مالی باعث می‌شود که بتوان کنترل و نظارت دقیق‌تری بر انجام امور حسابداری و مالی شرکت یا سازمان داشت. به همین منظور لازم است که کوچک‌ترین تراکنش‌ها و فعالیت‌ها در سندهای حسابداری وارد شود، حتی اگر تراکنش کوچک باشد و یا حساب و کتاب آن بسته نشده باشد و به مرور تکمیل شود. از این جهت دو نوع سند حسابداری دائم و موقت ثبت می‌شود.
- در سند حسابداری دائمی، همه چیز نهایی شده و امکان اصلاح و تغییر در آن وجود ندارد.
- در اسناد حسابداری موقت، می‌توان همچنان جزئیاتی را کم یا اضافه کرد. اما بهتر است برای دقت بیشتر و جلوگیری از آشفتگی امور حسابداری، اسناد موقت را در زمان مناسب به اسناد دائم تبدیل کرد.
اسناد حسابداری موقت به نوبه خود به چند دسته تقسیم می‌شوند:
- اسناد موقت عادی: در اسناد حسابداری موقت، تراکنش‌های جاری و رویدادهای روزانه وارد می‌شود.
- اسناد سیستمی: به‌طور خودکار از سیستم‌های حسابداری استخراج می‌شوند، مثلا فاکتورهای فروش را می‌توان در این دسته قرار داد.
- اسناد افتتاحیه: برای انتقال اطلاعات مربوط به دوره‌های قبل و شروع هر دوره مالی جدید می‌توان یک سند افتتاحیه تهیه کرد.
- سند اختتامیه: برای بستن حساب‌ها و نهایی کردن تراکنش‌های مالی هر دوره از سند اختتامیه استفاده می‌شود.
- صورت سود و زیان: از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین اسناد حسابداری به شمار می‌رود که برای بستن حساب‌های موقت به کار می‌آید.
اسناد حسابداری علاوه بر ارائه در مراجع قانونی، کارکردهای مهم و موثرتری نیز دارند. این اسناد به صاحبان و مدیران شرکت‌ها و کسب‌وکارها در انجام امور مالی و داشتن اطلاعات مفید از فرایندهای رشد و توسعه خود کمک شایانی می‌کند. ثبت منظم ودقیق فرایندهای مالی و تنظیم اسناد حسابداری مانع از بروز مشکلات و از بین رفتن اطلاعات شرکت می‌شود و در اخذ تصمیمات استراتژیک، اطمینان از اعتبار مالی و ارزیابی عملکرد سازمان یا شرکت موثر است. به همین منظور لازم است که با سند حسابداری و نحوه ثبت و انواع مختلف آن آشنا بود. در این مطلب با انواع سندهای حسابداری از جمله سندهای دستی، سیستمی، ساده، مرکب، دائم و موقت آشنا شدیم.
